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Acuerdo por el que se crea el
Comité Interno de Control Administrativo (CICA) de la Facultad
de Medicina
José Narro Robles, Director de
la Facultad de Medicina de la Universidad Nacional Autónoma de
México, con fundamento en lo dispuesto por los artículos
3°, numeral 5, y 11° de la Ley Orgánica de la Universidad
Nacional Autónoma de México; 41, fracciones I, III y VI
del Estatuto General; 7°, fracción I, y 10°, fracciones
I, VI y VII del Reglamento Interior de la Facultad de Medicina,
C O N S I D E R A N D O
Que existe la necesidad de disponer
de un sistema integral de control administrativo, conformado por sus
respectivos mecanismos de vigilancia y supervisión, orientados
hacia un proceso sostenido de modernización administrativa en
la Facultad de Medicina,
Que con base en un esfuerzo de mejora
continua es necesario consolidar nuestros procedimientos administrativos,
con el propósito de obtener resultados eficaces en la inobjetable
rendición de cuentas y la transparencia en el uso de los recursos,
Que es necesario incorporar las mejores
prácticas administrativas para optimizar los recursos empleados
y garantizar la obtención de información confiable, oportuna,
suficiente y mensurable, en apoyo a la toma de decisiones, y
Que en los esfuerzos de mejoramiento
administrativo debe prevalecer el criterio del uso racional de los recursos
existentes, en lugar de proponer esquemas de cambio estructural que
demanden recursos adicionales.
En razón de lo anterior, se expide
el siguiente
A C U E R D O
PRIMERO. Se constituye
el Comité Interno de Control Administrativo como un órgano
colegiado al interior de la Facultad de Medicina, el cual tiene por
objeto coadyuvar con sus autoridades, académicos, alumnos, funcionarios
y trabajadores, a través de la formulación de propuestas
que, derivadas de la aplicación de medidas de control, permitan
el mejoramiento continuo de sus procesos administrativos.
SEGUNDO. El CICA estará
integrado por:
- El Director de la Facultad de Medicina, quien lo presidirá.
- El Secretario Jurídico y de Control Administrativo de la
Facultad, quien fungirá como Secretario Técnico.
- Seis vocales, a saber:
- El Secretario de Servicios Escolares de la Facultad.
- El Secretario Administrativo de la Facultad.
- Dos académicos de la Facultad designados por el Director,
quienes se mantendrán en el encargo dos años y podrán
ser ratificados por un periodo adicional de igual duración.
- Un representante de la Secretaría Administrativa de
la UNAM.
- Un representante de la Contraloría de la UNAM.
Intervendrán como invitados permanentes, con derecho a
voz pero sin voto:
- El Coordinador del Subcomité de Control en materia de
Administración de Recursos y Servicios.
- El Coordinador del Subcomité de Control en materia de
Desconcentración y Mejora de Procesos.
- El Titular de la Unidad de Control Administrativo de la Facultad
de Medicina.
Podrán participar en calidad
de invitados, con derecho a voz pero sin voto, representantes de las
áreas sustantivas de la UNAM en lo general, y de la Facultad
de Medicina en lo particular, que tengan relación con los asuntos
administrativos a tratar, con la finalidad de que coadyuven en el diseño
de soluciones.
TERCERO. El CICA sesionará
de manera ordinaria con frecuencia trimestral, y de manera extraordinaria
cuando así lo considere necesario su Presidente.
Las sesiones se llevarán a cabo
mediante convocatoria suscrita por el Secretario Técnico, la
cual deberá ser entregada por lo menos con cinco días
hábiles de anticipación a la celebración de las
sesiones ordinarias y con dos días hábiles en el caso
de las extraordinarias. La convocatoria deberá contener la agenda
de trabajo, acompañándose la misma de los documentos necesarios
para el desahogo de la sesión.
Podrá, en un mismo citatorio,
convocarse por primera y segunda ocasión para una sesión
del Comité, siempre que medien por lo menos quince minutos entre
la primera y segunda convocatoria.
Se considerará que existe quórum
para la validez de las sesiones con la asistencia de cinco de sus integrantes.
De no integrarse éste, se considerará
el segundo citatorio y se sesionará con los miembros que asistan.
Los acuerdos y recomendaciones se tomarán
por mayoría de votos y, en caso de empate, el Presidente resolverá
con voto de calidad.
CUARTO. El CICA tendrá
las siguientes funciones:
- Promover en la Facultad de Medicina el desarrollo de sistemas,
procedimientos y acciones que permitan la optimización en el
uso de los recursos.
- Emitir políticas para el fortalecimiento del control administrativo
en las áreas sustantivas y adjetivas de esta entidad académica,
elevando con ello su grado de efectividad.
- Propiciar que autoridades y funcionarios obtengan información
oportuna y de calidad, para facilitar la mejor toma de decisiones
en materia administrativa.
- Contar con un diagnóstico, permanentemente actualizado,
en materia de control administrativo e identificación de áreas
y procedimientos críticos, para la aplicación regular
de medidas preventivas, y correctivas en los casos que lo ameriten.
- Impulsar acciones puntuales orientadas a la adopción de
mejores prácticas administrativas y a la prevención
y detección oportuna de anomalías.
- Dar seguimiento a las acciones de mejora continua derivadas de
las intervenciones y acuerdos del Comité.
- Inducir la atención oportuna e integral de las recomendaciones
formuladas por las instancias de fiscalización de la UNAM y
dar seguimiento a los avances en su atención y resolución.
- Definir indicadores y estándares que permitan medir el desarrollo
de la gestión administrativa de la Facultad de Medicina.
- Efectuar el seguimiento al sistema de indicadores de gestión
para medir y conocer periódicamente su desempeño y cumplimiento,
con relación a los programas, objetivos y metas institucionales,
así como a la eficacia en sus resultados y al nivel de eficiencia
en el uso de los recursos.
- Incorporar, en un esfuerzo de actualización permanente,
el marco jurídico que aplique, tanto en la operación
administrativa cotidiana, como en las medidas de mejoramiento que
se impulsen.
- Promover mecanismos y procedimientos internos para garantizar la
difusión oportuna y suficiente de la información administrativa
generada por esta entidad (oportuna rendición de cuentas),
con el propósito de dar cabal cumplimiento al programa de transparencia
y acceso a la información.
- Aprobar y mantener actualizado el Manual de Operación del
Comité.
QUINTO. Corresponde
al Presidente:
- Presidir las sesiones del Comité.
- Autorizar la agenda de trabajo de las sesiones.
- Autorizar la participación de invitados o asesores para
el eficiente desahogo de las sesiones del Comité.
- Promover acuerdos específicos sobre acciones que deban instrumentar
las unidades administrativas de la Facultad de Medicina, para la mejora
continúa de sus procesos administrativos.
- Someter los acuerdos a la consideración de los integrantes
del Comité y, en su caso, emitir voto de calidad.
- Vigilar y hacer cumplir, en la esfera de su competencia, los acuerdos
del Comité, su Manual de Operación y la normatividad
aplicable.
- Formalizar, mediante instrucción específica, los
acuerdos, determinaciones y proyectos del Comité, traduciéndolos
en intervenciones de la Unidad de Control Administrativo de la Facultad
de Medicina.
SEXTO. Corresponde
al Secretario Técnico:
- Someter a la consideración del Presidente la propuesta de
agenda de trabajo y los documentos de apoyo.
- Suscribir las convocatorias a las sesiones del comité y
hacerlas llegar a sus integrantes con la anticipación establecida.
- Presidir las reuniones en ausencia del Presidente.
- Sugerir al Presidente la participación de invitados o asesores
a las sesiones del Comité.
- Elaborar las minutas de las sesiones del Comité.
- Llevar un registro y dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos,
determinaciones y proyectos derivados de las sesiones del Comité,
informando de su avance en cada sesión a sus integrantes.
- Presentar, cuando se requiera, el diagnóstico sobre el estado
que guarda el control administrativo en la Facultad, señalando
los aspectos de la problemática detectada y las alternativas
de solución que apliquen.
- Emitir opiniones sobre los asuntos que se traten en las sesiones
del Comité y brindar la asesoría jurídica correspondiente
para coadyuvar al mejor cumplimiento de la función administrativa.
- Presentar a la consideración del Comité, un Informe
Anual de los resultados obtenidos en el seno del Comité y de
las actividades de control administrativo promovidas por la Unidad
de Control Administrativo de la Facultad de Medicina, con el propósito
de que, una vez aprobado, se le brinde la difusión que corresponda
para que estas acciones sean del conocimiento de la comunidad universitaria
en esta entidad académica.
- Difundir la normatividad vigente en los procesos administrativos
y vigilar su correcta aplicación y observancia.
- Resguardar el archivo y documentación relacionada con el
Comité por un periodo de cinco años y vigilar que se
mantenga completo y actualizado.
- Todas aquellas acciones o actividades que el Presidente o el propio
Comité le determinen.
SÉPTIMO. Corresponde
a los vocales:
- Participar en las sesiones del Comité, analizando previamente
la agenda de trabajo y demás documentos que se remitan.
- Emitir su opinión y, en su caso, el voto sobre los asuntos
que se traten en las sesiones del Comité.
- Brindar asesorías para el mejor cumplimiento de la función
administrativa en la Facultad de Medicina.
- Proponer acuerdos específicos sobre las acciones que deban
ejecutar las unidades administrativas de la Facultad, favoreciendo
con ello la mejora continua de sus procesos administrativos y fortaleciendo
sus mecanismos de control interno.
- Sugerir al Secretario Técnico la participación de
invitados o asesores a las sesiones del Comité.
- Comunicar al Presidente las irregularidades que se detecten respecto
al funcionamiento del Comité.
- Coadyuvar, en la esfera de sus respectivas competencias, en el
cumplimiento de los acuerdos, determinaciones y proyectos del Comité.
OCTAVO. Para coadyuvar
en los procesos de mejora continua y de control administrativo del Comité,
se conformarán los siguientes dos Subcomités:
- Subcomité de Control en materia de Administración
de Recursos y Servicios, el cual tiene como misión instrumentar
y aplicar las medidas de mejora continua que se promuevan en el seno
del CICA, mediante el diseño, implantación y operación
de sistemas, procedimientos e indicadores administrativos que permitan
la optimización de los recursos disponibles dentro del marco
de la legalidad aplicable, y
- Subcomité de Control en materia de Desconcentración
y Mejora de Procesos, cuya misión consiste en formular propuestas
que impulsen la desconcentración de las actividades administrativas
hacia las unidades operativas para simplificar y hacer más
eficaces los procesos tendientes a proveer los recursos y servicios
que demanda esta entidad académica.
Ambos estarán integrados por grupos
técnicos de la siguiente manera:
- Un Coordinador por Subcomité, quienes serán, respectivamente,
los titulares de las unidades administrativas de la Facultad relacionados
con:
- La Operación y Control Administrativo, y
- La Desconcentración Administrativa.
- El Titular de la Unidad de Control Administrativo, quien fungirá
como Secretario de ambos.
- Tres representantes técnicos para cada uno, de las áreas
administrativas de la Facultad de Medicina vinculadas con la temática
que aborden ambos Subcomités, quienes serán designados
por el pleno del CICA.
- Un vocal, para cada uno, designado por el representante ante el
CICA de la Secretaría Administrativa de la UNAM.
- Un vocal, para cada uno, designado por el representante ante el
CICA de la Contraloría de la UNAM.
Los Subcomités desarrollarán,
en torno a sus respectivos ámbitos de competencia, las siguientes
funciones:
- Elaborar diagnósticos acerca de las áreas, procesos
y procedimientos administrativos de su competencia y sobre su impacto
en el funcionamiento cotidiano de la Facultad.
- Diseñar sus planes de trabajo, con base en los diagnósticos
a que se refiere la función precedente y en función
a los acuerdos tomados por el CICA.
- Formular indicadores administrativos que permitan obtener información
clave, objetiva y mensurable, para promover el mejor funcionamiento
de las áreas administrativas.
- Recomendar, instrumentar y operar medidas de mejora a los procedimientos,
a través de los cuales se proporcionan servicios y recursos
a las áreas sustantivas y adjetivas de la Facultad.
- Levantar la información que alimente las variables de los
indicadores que se aprueben, para identificar tendencias, problemas
y desviaciones respecto a lo previsto originalmente.
- Incorporar el marco jurídico en las propuestas de mejora
administrativa que se propongan.
NOVENO. El Secretariado
Técnico del Comité, integrado por el personal adscrito
a la Unidad de Control Administrativo de la Facultad de Medicina, facilitará
todos los elementos necesarios para que se lleven a cabo con normalidad
y conforme a lo previsto, las reuniones ordinarias y extraordinarias
del Comité, y las sesiones de trabajo de los Subcomités.
Para ello atenderá las siguientes funciones:
- Apoyar metodológicamente la función del Secretario
Técnico.
- Proponer el calendario y actividades para los Subcomités
respectivos.
- Colaborar con los coordinadores de los Subcomités, para
el mejor funcionamiento de las reuniones ordinarias y extraordinarias
que celebren cada uno de ellos.
- Acopiar información normativa, bibliográfica y documental
especializada, en apoyo del Comité y de los Subcomités.
- Elaborar y poner a consideración del responsable del Subcomité
respectivo, las órdenes del día, actas, minutas y demás
documentos de apoyo operativo.
- Proporcionar el seguimiento en la aplicación de las mejoras
propuestas.
- Fomentar en las áreas adjetivas de la Facultad la capacitación
y actualización en los temas vinculados con el control administrativo.
- Promover la participación de especialistas en los temas
vinculados con el control administrativo y la mejora continua de procesos.
DÉCIMO. En un
plazo máximo de sesenta días naturales a partir de la
sesión de instalación del Comité, se deberá
elaborar el Manual de Operación respectivo, donde se regularán
los lineamientos que normen su integración y funcionamiento,
incluidos los relativos a los dos Subcomités y al Secretariado
Técnico del mismo.
T R A N S I T O R I O S
PRIMERO. El presente
acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación
en la Gaceta de la Facultad de Medicina.
SEGUNDO. La cobertura
del presente Acuerdo involucra a todas las áreas sustantivas
y adjetivas de la Facultad, en las cuales proceda la aplicación
de medidas de mejora administrativa.
“POR MI RAZA HABLARÁ EL ESPÍRITU”
Ciudad Universitaria, a 16 de diciembre de 2005
DR. JOSÉ NARRO ROBLES
DIRECTOR DE LA FACULTAD DE MEDICINA
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