TUTORIAL DE MS-EXCEL 2000

Mtra. Florina Gatica Lara

Introducción

En este tutorial aprenderemos los procedimientos básicos y más importantes para interactuar y manejar la hoja de cálculo Excel, es recomendable revisar la sección de ayuda del programa para resolver algunas dudas sobre procedimientos más complejos o para introducirse más en el manejo de este software.

Excel es un programa que permite al usuario procesar sus datos, desarrollar fórmulas ya sea con el asistente o directamente, graficar datos, realizar tablas dinámicas, trabajar con varios libros a la vez, inclusive elaborar páginas Web con gráficas u hoja de cálculo.

La hoja de cálculo electrónica está organizada en libros de trabajo donde se manejan hojas de cálculo y hojas de gráfico. La hoja de cálculo es una cuadrícula compuesta por filas y columnas; cada celda es la intersección de una fila (representadas por los números) y una columna (están identificadas por las letras del alfabeto). La hoja de gráfico permite elaborar la presentación de la información contenida en una hoja de cálculo.

Objetivos:

Al enseñarte a manejar Excel pretendemos que tú:

    MS-Excel 2000

Inicio del programa

Activamos el botón Inicio, Programas, MS Office2000, Excel. Probablemente su computadora no tenga agrupados los programas Word, Excel, Access y Power Point en el grupo MS-Office, entonces podrá activarlo desde Programas, Excel. Pero puede activar el programa desde la barra de herramientas MS Office que aparece sobre el escritorio.

Por omisión Excel abre con un libro de trabajo en blanco, que se encuentra dentro de la ventana de aplicación que contiene la barra de menús, la barra de herramientas y los libros de trabajo. También observará el asistente de Excel 97, quien te apoyará en el momento que lo requieras. La ventana de libro de trabajo exhibe las filas y columnas donde trabajaremos. La letra de la columna y el número de reglón determinan la dirección de la celda, por ejemplo C4.




Excel tiene un entorno muy similar al de Word, esto se debe a que forman parte del grupo de programas MS-Office 97, siendo esta una gran ventaja, ya que las herramientas de trabajo del programa te serán familiares y tu interacción con la hoja de cálculo será más sencilla y amena.

Edición de información

Cuando escribimos información en una hoja de trabajo, ésta se introduce en la celda activa y un borde la rodea indicando que estamos trabajando en ella. Mientras seguimos capturando datos, éstos irán apareciendo en la barra de fórmulas, ubicada debajo de las herramientas de formato.




Mover contenido de una celda

Para mover el contenido de una celda existen dos métodos. El primero es más directo: seleccionar las celdas con el puntero del ratón, arrastrar y soltar en la celda deseada.

El segundo método es a través de los comando cortar y pegar: seleccionar los datos, hacer clic en el botón cortar, luego ubicarse en la nueva posición y hacer clic en el botón pegar.




Copiar contenido de una celda

Para copiar datos de una celda a otra, necesitamos hacerlo con el menú rápido:

    1. Seleccionar los datos deseados
    2. Proporcionar el apuntador en un borde de los datos seleccionados
    3. Oprimir el botón derecho del ratón y seleccionar Copiar
    4. Desplazarse hacia la zona donde se copiarán los datos, dar un clic en la celda elegida
    5. Presionar la herramienta copiar de la barra estándar.

O bien, seleccionando los datos, presionar la herramienta copiar. Ubicarse en la celda deseada, y presionar la herramienta pegar. Cualquiera de los dos procedimientos nos facilitarán el copiado de datos.

Cambiar ancho de columna y altura de renglones

Cuando una celda contiene datos, éstos con frecuencia aparecerán cortados porque la columna no es lo bastante ancha para exhibir todo el contenido de la celda, esto se identifica con los signos ####### o se exhibe el valor en notación científica 3.81E+08. Para evitar estos detalles, hay que ajustar la anchura de la columna, para ello posicionar el puntero del ratón en el borde derecho del encabezado de la columna cuya anchura deseamos cambiar (notará que el puntero se convierte en una flecha de dos puntas).




Para cambiar la anchura de varias columnas a la vez, basta seleccionarlas, posicionar el puntero del ratón en el borde derecho de alguna de ellas y luego arrastrar hasta lograr la anchura deseada (una línea punteada indica la anchura de columna).




Para cambiar con rapidez la anchura de una columa para que se ajuste a la entrada más ancha, haga doble clic en la orilla derecha del encabezado de la columna. La columna se ajusta a su celda más ancha.




Ajustar altura del renglón

Es un proceso similar al de ajuste de columna, para ello ubicar el puntero del ratón en la orilla inferior de un encabezado de renglón cuya altura vamos a cambiar. Para cambiar la altura de varios renglones, arrastrar por los núúmeros de encabezado de renglones. El puntero del ratón cambia a una flecha vertical de dos puntas.

Arrastrar la flecha hacia abajo o hacia arriba para aumentar o disminuir la altura de renglón. Una línea punteada indica la altura de renglón. Soltar el botón del renglón cuando ya tenga la altura deseada.





Introducir fórmulas

Excel reconoce una fórmula en una celda si la entrada inicia como un signo de igual (=) o un signo (+). Los datos se introducen en las celdas, luego se indica la operación a realizar, por ejemplo una suma. En la barra de f


Suma automática

La herramienta de suma automática inserta la función de suma y selecciona las celdas adyacentes que se van a sumar. Para sumar un grupo de números usando el botón de suma automática se siguen estos pasos:

  1. Selecciona en el botón de suma automática, la función sum (sumar)
  2. Haz clic en el botón de suma automática, la función sum aparecerá con una dirección de rango encerrada en paréntesis (una marquesina rodea este rango).
  3. Da clic otra vez en el botón de suma automática, luego da clic en la marca de la selección en la barra de fórmulas o da enter para introducir la función Sum en la celda activa.




Si deseas introducir la función sum en las celdas múltiples: elige las celdas que deseas que contengan la función Sum (presiona la tecla control y selecciona las celdas); haz doble clic en el botón de suma automática (debes estar presionando la tecla Control durante esta operación, luego sueltas). La función sum se introducirá en las celdas seleccionadas, como en el ejemplo:.




Copiar fórmulas

Cuando se crea una fórmula que incluye preferencias de una celda, éstas se ajustan si la fórmula se copia a otra posición. Por ejemplo tenemos 4 columnas llenas de datos y deseamos hacer la suma de cada columna. Para ello:

1. Introducimos la fórmula suma (como un ejemplo) en la primera columna.

2. Luego arrastramos y seleccionamos las otros celdas donde queremos que aparezcan los resultados. Al realizar esta operación aparece un recuadrocon guiones como en la imagen.

3. Dejamos de presionar el rató, y los resultados aparecen en las columnas seleccionadas.




Guardar libro de trabajo

Al igual que en Word, en Excel podemos guardar los libros de trabajo en cualquier momento. En el menú Archivo, Guardar. Aparecerá una caja de diálogo donde indicaremos la unidad y el nombre del archivo para guardarlo. En Excel los archivos tienen una extensión .XLS, también podemos guardarlo con alguna otra versión, según sean nuestras necesidades.

Abrir libro de trabajo

Para abrir un libro de trabajo en Excel, presionamos la Herramienta abrir y luego elegimos la unidad o subdirectorio donde lo guardamos. Es un proceso sencillo, pero importante para poder trabajar con la hoja de cálculo.




Formato de una hoja de trabajo

Indicamos al inicio del tutorial que una hoja de trabajo será la pantalla donde estemos trabajando, y el libro es aquello que integra las hojas de trabajo.

Cuando ya hemos introducido nuestros datos, y hemos desarrollado algunas fórmulas, se hace necesario iniciar el formato de los datos ya que cuando uno está trabajando la información presentada no es muy atractiva por tener una presentación sencilla. Ahora ya estamos en condiciones de producir una hoja de trabajo de alta calidad que incluya texto, imágenes, colores, patrones, bordes y múltiples tipos de letra.

Sólo hay que seleccionar previamente las celdas a formatear y luego aplicar formato con las herramientas Bordes, Color de Relleno y Color de fuente.




Es importante indicar que los números introducidos en las celdas deben estar alineados a la derecha al momento de desarrollar fórmulas, cuando les aplicamos formato no importa la alineación elegida.

Relleno de celda

También puedes aplicar relleno a la celda, primero hay selecciona las celdas que tendrán relleno, y luego presionamos la herramienta Color de relleno.




Alineación de texto en la celdas

Hay que seleccionar la celda o rango en el que deseas alinear los datos o el texto. Luego eliges el menú Formato, Celdas y seleccionas el rótulo Alineación. Ahí selecciona uno de las alineaciones que aparecen bajo la palabra Horizontal.




La opción General alinea texto a la izquierda y los números a la derecha.




La alineación Horizontal, Relleno llena el contenido en todas las celdas relacionadas.




Alineación de texto para que cambie de renglón dentro de una celda

Para esta acción debes seleccionar la celda a modificar. En el menú Formato, Celda, elige el rótulo Alineación. De la opción Horizontal escoge la opción Justificar. Quedará una celda con su texto parecida a esta.




Alineación de texto a través de columnas

En Excel puedes centrar el texto entre varias columnas, para ello seleccionala celda con el texto a alinear así como el rango de columnas entre las que centrarás el texto. Es importante resaltar que las celdas seleccionadas que definen el rango de columnas deben estar en blanco.


En el menú Formato, Celdas, selecciona el rótulo Alineación, en la opción Horizontal, elige Centrar en la sección, y obtendrás este resultado. El procedimiento más rápido sería seleccionar la celda y las columnas donde se centrará el texto, luego presionar la herramienta Combinar y centrar.




Alineación de texto para que aparezca vertical u horizontal

En el formato a celdas encontrarás varias opciones de alineación de texto, entre ellas la presentación vertical u horizontal del texto de una celda. El método para esta acción consiste en seleccionar la celda con texto, activar el menú Formato, Celda, Alineación, opción Orientación vertical u horizontal. También aquí debes selccionar una alineación vertical u horizontal específico: superior, central, inferior o justificar.




Cambiar tipos de letra, tamaños y estilos

Puedes seleccionar diferente tipo, tamaño y estilo de fuente para aplicarlo a las celdas de la hoja de trabajo. Para cambiar una fuente selecciona la ceda o rango de celdas deseadas. Luego activa el menú Formato, Celdas, Fuente. Seleccionar una fuente, estilo, tamaño e inclusive efectos. Excel aplicará los efectos al rango seleccionado.




Formatear caracteres en una celda

Se pueden aplicar formatos a caracteres individuales dentro de una entrada de texto. Si deseamos formatear caracteres en una celda, dar doble clic en la celda a formatear (o presionar la tecla F2). Seleccionar el carácter a formatear. En el menú Formato, Celdas, elegir etiqueta Fuente. Luego aplicamos formato a la fuente.

Aplicación de bordes

Los formatos de celdas incluyen agregar un borde alrededor de una celda o rango de celdas, llenar una celda con un color o patrón y formatear un rango en forma automática. Para aplicar un borde a una celda o rango, primero hay que seleccionarlo, luego con el botón derecho del ratón activar el menú rápido y elegir Formato de celdas, seleccionar rótulo Bordes. Posteriormente seleccionar contorno, y elegir el estilo de línea.




Tú hoja de trabajo tiene celdas con bordes, y su presentación resulta más atractiva. ¿Qué te parece?

Autoformato de rango o celda

La opción de autoformato en Excel permite aplicar un formato prediseñado. Con esta opción puedes aplicar una combinación de formatos numéricos, alineaciones de celda, anchuras de columna, alturas de renglones, fuentes, bordes y otras opciones en forma rápida y fácil. Para ello seleccionamos el rango a formatear, en el menú Formato, Autoformato, ahí debemos elegir el formato de tabla que nos agrade.




Este es un ejemplo de autoformato aplicado en la hoja de trabajo. Está un poco "llamativa", claro que tú puedes crear tus propios estilos de formato sólo es cuestión de creatividad.




Trabajar con ventanas.

La opción Ventanas en Excel facilitael manejo, modificación y procesamiento de los datos que se encuentran en la hoja de trabajo activa. Las ventanas están representadas por divisiones que se establecen en la pantalla con el menú Ventana. Por ejemplo, esto permite que veamos datos de las primeras filas en la parte superior de la pantalla, y datos que aparecen en las filas número 800 en adelante. Su utilidad se ve cuando hay que manipular demasiados datos, en los siguientes párrafos indicaremos las diferentes formas de trabajar con ventanas.

Congelar parte de una ventana

Congelar una sección de la hoja de trabajo permite desplazarte por una larga lista de datos y no perder de vista los títulos en la parte superior de la hoja de trabajo. La parte congelada no contiene barra de desplazamiento, pero puedes desplazar información en la otra sección no congelada. La posición de la celda activa determina dónde ocurren los paneles congelados.

Congelar la pantalla en forma horizontal

Esta es otra presentación de congelamiento de pantalla, esta oepración la realizas seleccionando la celda en la columna A, abajo del renglón donde deseas que aparezca el congelamiento horizontal. Esta acción permite visualizarlosdatos de la hoja de trabajo sin quese muevan los encabezados. Obtendrás el congelamiento horizontal en pantalla seún se muestra en la imagen siguiente.

Para congelar horizontalmente las vetanas seleccionas la celda en la columna A, debajo del renglón donde deseamos que aparezca el congelamiento horizontal. Activa el menú Ventana, Inmovilizar paneles.




Congelar pantalla verticalmente

Ahora aprenderás a congelarventaas en forma vertical. Esto requiere quetú selecciones primero la celda del renglón 1 de la columna donde deseas hacer el congelamiento vertical, éste aparecerá a la izquierda de la celda activa. Luego activa el menú Ventana, Inmovilizar paneles.

Congelar la pantalla en cuatro paneles

Para congelar la pantalla en 4 páneles, selecciona la celda que une el lugar donde deseas que aparezca el congelamiento horizontal y vertical. Luego activas el menú Ventana, y elige Inmovilizar paneles.




La pantalla se divide en paneles y los datos que aparecen en los paneles congelados se quedan fijos. Cuando quieras movilizar las secciones, basta ir al menú Ventana, Movilizar paneles.

Asistente de gráficas

El asistente para gráficas se usa como guía para crear y formatear una gráfica, esta es la herramienta que lo representa. Para crear gráficas, debes seleccionar los rangos de celdas a graficar, luego presiona la herramienta Asistente de gráficas.




Se activará el asistente de Office, es opcional aceptar su ayuda. También se activa la ventana de diálogo para elegir tipo de gráfica, elige la que te agrade. Luego da clic en siguiente.




Debes indicar los datos de origen a graficar, después activar siguiente.




En esta ventana puedes asignar varias opciones al gráfico como títulos, lineas de ejes, rótulos, leyendas, etc.




Por último indicarás donde quieres la gráfica, en este caso elige que sea Como objeto en hoja 1. Como ves es fácil y agradable realizar gráficas ¿verdad?.




Mejorar una gráfica

Después de crear una gráfica puedes agregar títulos, marcadores de datos y otras partes que no se hayan incluido cuando se creó. Por ejemplo para agregar rótulos activamos la gráfica dándole un clic, en el menú Gráfica, elegimos Opciones de gráfico, Rótulos, ahí podemos elegir la opción que más convenga.




Alineación del texto de una gráfica

Para esta acción debes dar un clic sobre el eje de la gráfica, y activar el menú rápido con el botón derecho del ratón, luego elegir Formato de ejes.

Presiona la pestaña Alineación, y escoge la alineación de los rótulos del eje según desees. También conviene modificar el tamaño de la fuente, el procedimiento es similar al de alineación del texto en la gráfica, sólo que debes activar la pestaña Fuente.




Presentación preliminar

Para visualizar como quedará el documento ya impreso, debes activar con un clic la herramienta Vista preliminar, luego activar Configurar, y aparecerá la siguiente ventana.




Haz clic sobre la pestaña Página, ahí indica en cuántas hojas deseas que el documento se imprima y a qué tamaño.

Configurar Márgenes

En esta pestaña indicarás si quieres el documento centrado vertical u horizontalmente, o bien solo un margen específico.




Configurar Encabezados y pie de página

En esta opción puedes escribir encabezados personalizados o asignar uno predeterminado por Excel Si vas a crear nuevo encabezado o pié de página, selecciona la opción Personalizar según corresponda..




Configurar Hoja

En caso de que no desees que aparezca la cuadrícula del libro de trabajo, activa la pestaña Hoja, y desactiva la opción líneas de división, ese espacio debe estar en blanco.



Ahora ya puedes visualizar la hoja de trabajo tal y como se imprimirá. En caso de no agradarte la apariencia, puedes repetir el procedimiento de configuración. Para salir de la opción Configurar, haz clic en Cerrar y ubicará en la hoja de trabajo.

Saltos de página

Si un área seleccionada para impresión no cabe en una sola página, Excel inserta saltos de página automáticos. Estos aparecen como líneas de guiones que rodean el área que va a imprimirse. También puedes establecer saltos de página manuales.

El procedimiento es sencillo, sólo debes seleccionar la celda ubicada abajo y a la derecha de la posición donde quieres que ocurra el salto de página. Elige el menú Insertar, Salto de página. Los saltos de página manuales aparecen en la pantalla como líneas de guiones gruesos y son más oscuros que los saltos de página automáticos.




Salto de página vertical

Si deseas insertar u salto de página vertical en tu hoja de trabajo, selecciona la columna que se encuentra del lado izquierdo de la columna donde quieres insertar el salto de página (haz clic en la letra de la columna para seleccionarla toda). Elige menú Insertar, Salto de página.




Quitar salto de página

Puedes quitar un salto de página manual seleccionando la celda abajo y a la derecha de la inserción del salto de página. Después, elige el menú Insertar, Quitar salto de página.




También puedes eliminar todos los saltos de página manuales en una hoja de trabajo, cuando está seleccionada toda la hoja, sólo debes activa el menú Insertar, Quitar salto de página y ¡listo!, tendrás una hoja de trabajo sin saltos de página manuales, aunque se quedarán los saltos de página automáticos..

Como imprimir

Excel incluye muchas características de impresión que permiten producir hojas de trabajo y gráficas de alta calidad.

Ya que visualisaste la hoja de trabajo y sabes como quedará impresa, activa la herramienta imprimir.

Imprimir varias hojas

Quizás requieras imprimir más de 1 vez el documento u hoja de trabajo, para ello es necesario que actives la opción Archivo, Imprimir, opción Copias y ahí seleccionas el número de impresiones que requieres.




Imprimir parte de la hoja de trabajo

Supongamos que sólo quieres imprimir una sección de toda la hoja de trabajo, entonces debes seleccionar la parte que desear imprimir y la designarás como tu área de impresión. Luego activamos el menú Archivo, Area de impresión, Establecer área de impresión. La zona a imprimir se marcará.




Posteriormente, hazclic en Archivo, Imprimir, e indica en esa ventana que sólo imprimirás la selección. Y ¡listo.... ya tenemos una sección impresa!












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Posteriormente, hazclic en Archivo, Imprimir, e indica en esa ventana que sólo imprimirás la selección. Y ¡listo.... ya tenemos una sección impresa!












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